Optimización de la gestión documental en la Función Judicial del Ecuador: proyecto piloto en la Unidad Judicial Especializada en Anticorrupción.

Abstract

El presente trabajo analiza y propone mejoras al Protocolo Genérico de Manejo Documental y Archivístico de la Función Judicial del Ecuador, a partir de un proyecto piloto aplicado en la Unidad Judicial de Garantías Penales Especializada en delitos de corrupción y crimen organizado en la provincia de Pichincha. Inicia con un diagnóstico que identifica debilidades en la trazabilidad, el control y la organización de los expedientes judiciales, las cuales inciden negativamente en la eficiencia procesal, la transparencia institucional y la confianza ciudadana. Metodológicamente, se adopta un enfoque mixto que integra el análisis del marco normativo vigente, la revisión de experiencias internacionales comparables y una evaluación económico-social del proyecto. Se emplean herramientas como el cálculo del Valor Actual Neto (VAN) social y la Tasa Interna de Retorno (TIR) social, incorporando beneficios tales como la reducción de costos operativos, la disminución del rezago judicial, la mejora en la gestión administrativa y el fortalecimiento de la transparencia institucional. Se evidencia que la inversión en tecnologías archivísticas y procesos de digitalización judicial es socialmente rentable, ya que los beneficios obtenidos superan los costos del proyecto en el mediano plazo. La propuesta resulta viable y se encuentra alineada con la normativa nacional, la Estrategia Nacional Anticorrupción y el Objetivo de Desarrollo Sostenible 16. En conclusión, la optimización del protocolo de gestión documental mejora el funcionamiento interno de la Función Judicial; además, se consolida como una herramienta estratégica de política pública para fortalecer el Estado de derecho y apoya efectivamente la lucha contra la corrupción. This study analyzes and proposes improvements to the Generic Protocol for Document and Archival Management of the Judicial Function of Ecuador, based on a pilot project implemented at the Specialized Criminal Judicial Unit for the adjudication of corruption and organized crime cases in the province of Pichincha. It begins with a diagnostic assessment that identifies weaknesses in the traceability, control, and organization of judicial case files, which negatively affect procedural efficiency, institutional transparency, and public trust. Methodologically, a mixed-methods approach is adopted, integrating an analysis of the current regulatory framework, a review of comparable international experiences, and a socioeconomic evaluation of the project. Tools such as the calculation of the social Net Present Value (NPV) and the social Internal Rate of Return (IRR) are employed, incorporating benefits such as reduced operating costs, decreased judicial backlog, improved administrative management, and strengthened institutional transparency. The findings show that investment in archival technologies and judicial digitalization processes is socially profitable, as the benefits generated outweigh the project costs in the medium term. The proposal is viable and aligned with national regulations, the National Anti- Corruption Strategy, and Sustainable Development Goal 16. In conclusion, optimizing the document management protocol improves the internal functioning of the Judicial Function and consolidates it as a strategic public policy tool to strengthen the rule of law and effectively support the fight against corruption.