Implementación de un sistema inteligente de gestión documental en office 365 para la optimización operativa y reducción de costos en una empresa de diálisis en Quito

Abstract

El presente trabajo de titulación tiene como enfoque la implementación de un sistema inteligente de gestión documental basado en Office 365, busca como objetivo la optimización de operaciones para la reducción de costros en una empresa de diálisis ubicada en Quito. El punto de partida es la deficiencia existente en la gestión documental, siendo sus principales causas los procesos manuales y el manejo físico de documentos elevando así los costos operativos. La solución propuesta contempla el uso de Office 365 como plataforma central, integrando herramientas como SharePoint para la gestión documental, Power Automate para la automatización de procesos y Power BI para el análisis de indicadores clave de rendimiento. Los resultados evidencian mejoras sustanciales en la eficiencia operativa y una notable reducción de costos. El análisis financiero respalda la viabilidad del proyecto, destacando su impacto positivo en la gestión de la información y en la transformación digital de la organización. This thesis focuses on the implementation of an intelligent document management system based on Office 365. It seeks to optimize operations and reduce costs in a dialysis company located in Quito. The starting point is the existing deficiency in document management, the main causes of which are manual processes and physical handling of documents, thus increasing operating costs. The proposed solution contemplates the use of Office 365 as a central platform, integrating tools such as SharePoint for document management, Power Automate for process automation, and Power BI for the analysis of key performance indicators. The results show substantial improvements in operational efficiency and a significant cost reduction. The financial analysis supports the viability of the project, highlighting its positive impact on information management and the digital transformation of the organization.