Optimización del proceso de compras integrando sistemas de gestión para facturación, inventarios y pagos a proveedores en la empresa " Importaciones Megahilos y Textiles IMPORMEGATEX Cía. Ltda.", Distrito Metropolitano de Quito, año 2025

Abstract

El presente proyecto se enfoca en optimizar los procesos de gestión del departamento de compras de IMPORMEGATEX CIA. LTDA., empresa Quiteña líder en el sector textil. La organización ha experimentado un crecimiento significativo, pero enfrenta desafíos relacionados con la eficiencia y coordinación entre departamentos, especialmente en las áreas de compras, facturación, inventarios y pagos a proveedores, pues la ineficiencia en los procesos de compras y gestión, debido a la falta de aplicación de los procesos existentes y el incumplimiento de los lineamientos establecidos en los manuales, lo que resulta en desorganización en el manejo de inventarios y baja satisfacción de los proveedores. Para los análisis de información, se utilizó una metodología mixta que combina enfoques cualitativos y cuantitativos, incluyendo: Análisis de involucrados, Matriz T, Árbol de problemas y objetivos, Matriz de análisis de alternativas, Teorías de gestión: Como Lean Management y Gestión de la Cadena de Suministro, para fundamentar las mejoras, Análisis de modelo ABC de Pareto: Para mejor la gestión de inventarios y encuestas a empleados. Técnicas y estrategias clave como: Analizar y estandarizar los procesos existentes, Fortalecer la coordinación entre departamentos, Implementar sistemas de gestión integrados para facturación, inventarios y pagos, desarrollar flujogramas de aprobación con plazos definidos. This project focuses on optimizing the management processes of the purchasing department at IMPORMEGATEX CIA. LTDA., a leading textile company based in Quito. The organization has experienced significant growth; however, it faces challenges related to efficiency and coordination among departments, particularly in purchasing, invoicing, inventory, and supplier payments. These issues stem from inefficiencies in the purchasing and management processes due to the lack of proper implementation of existing procedures and non-compliance with the established guidelines in the manuals. This situation has resulted in disorganized inventory management and low supplier satisfaction.For the information analysis, a mixed methodology combining qualitative and quantitative approaches was employed, including: stakeholder analysis, T-matrix, problem and objective trees, alternatives analysis matrix, management theories such as Lean Management and Supply Chain Management to substantiate the improvements, ABC Pareto model analysis to enhance inventory management, and employee surveys. Key techniques and strategies include: analyzing and standardizing existing processes, strengthening interdepartmental coordination, implementing integrated management systems for invoicing, inventory, and payments, and developing approval flowcharts with defined deadlines.