Diseño de un manual de procedimientos para la contabilización de provisiones de QBE Seguros Colonial S.A.

Abstract

RESUMEN

En la actualidad, las organizaciones, se encuentran generando permanentemente mejoras dentro de sus procesos, con el único propósito de ser competitivos y eficientes con los recursos. La gestión por procesos es un nuevo y dinámico modelo de gestión que se basa en entender y analizar los diferentes procesos y actividades que los conforman, para efectos de poder mejorarlos sistemáticamente, estableciendo un esquema sencillo pero efectivo de lo que una organización hace.

El registro de provisiones en la aseguradora QBE Seguros Colonial S.A. ha generado una carga operativa importante que simultáneamente ha traído errores contables en su aplicación, lo que genera que no exista un resultado real.

En la presente investigación se ha realizado una revisión del proceso actual para establecer una mejora y posteriormente, un manual que contenga los controles y revisiones a realizar, con el propósito verificar los controles establecidos. Este recorrido tuvo lugar en el Departamento de Contabilidad y con la participación de las áreas de Presupuesto y Administración.

Dentro de los objetivos del área de Contabilidad, se ha establecido la mejora en el proceso de cierre, realizando una reducción en los tiempos y mejora en la calidad de la información; es por eso, que la compañía busca efectivizar los procesos para obtener un reporte a tiempo y con los estándares requeridos. Por tanto, surge la necesidad de estandarizar procesos y lograr que ésta área sea de mayor verificación de la información.

En definitiva, la implementación de un manual para el registro de provisiones de QBE Seguros Colonial S.A. es válida en la construcción de una organización con procedimientos estandarizados que generarán resultados positivos en la organización.

ABSTRACT

In our times, organizations are constantly generating improvements in their processes with the purpose of delivering better competitiveness and greater efficiency. Process management is a dynamic model which is based on understanding and analyzing the different processes and activities, for the purpose of improving that very process. In this way the group hopes to achieve, systematically, a simple but effective scheme of what an organization does and to help improve the performance.

Recording accruals’ transactions in QBE Seguros Colonial S.A, has generated a significant operational burden, brought simultaneously, accounting errors in its application that has, in turn generated no broad positive result.

The present research has been conducted to review the current process in order to establish an improvement and to author a Process Manual containing the controls, checks and balances to be performed, in order to define and explain the controls. The analysis of this process, took place in the Accounting Department and with the participation of the areas of Budget and Management.

The main objective of Accounting Department has been to affect a process of improvement for the accounting closing and producing a time reduction and improvement in the quality of information. That is the reason why the company looks toward effectuating the processes to obtain a report that is both on time and has the required standards. Therefore, the making of standardized processes will ensure that this process is of greater accuracy, has principals of verification of information and will lead to a better product.

In conclusion, the implementation of a manual for recording accruals of QBE Seguros Colonial S.A will be useful to standardize procedures, introduce accuracy and generate positive results in the organization.