Análisis y diseño de un sistema de control de logística para los procesos de procura de materiales y servicios a ser implementado en la compañia PDVSA Ecuador

Abstract

El departamento de Procura y Contratación de la compañía PDVSA Ecuador busca consolidarse como área de servicio, satisfaciendo las necesidades, tanto del cliente interno como del externo; tras una recopilación y análisis de la información del departamento se pudo determinar que el área, al no contar con una estructura bien definida en sus procesos, posee varios problemas a la hora del procesamiento de las solicitudes de materiales y servicios. Para este trabajo se aplicó una metodología de investigación en campo y se pudo conocer exactamente la falla del sistema actual, en donde se determinó que, al no existir un correcto levantamiento de procesos, no se puede definir cada una de las responsabilidades de los individuos que interviene en la gestión del departamento. En tal virtud, se llegó a definir y establecer que el departamento ingrese a una gestión basada en procesos, y con ello, se cree y documente un procedimiento que constituya la base donde cada uno de los involucrados pueda definir sus actividades en cada proceso, obligándolos a seguir una secuencia lógica de las actividades a realizar, mostrando su responsabilidad y cooperación mediante la ayuda de flujogramas que determinan e incluyen tiempos máximos necesarios para cada actividad, coadyuvando así que cada uno de los involucrados cumpla con sus responsabilidades. Para determinar la eficiencia de este modelo, el sistema de gestión le permitirá al departamento de procura evaluarse mediante indicadores y de la misma manera evaluar a las diferentes áreas de apoyo; y con los resultados obtenidos realizar cambios o actualizaciones en el sistema según las necesidades existentes.

The Department of procurement and contracting of PDVSA Ecuador company, thinks about how to consolidate as service area, meeting the needs of the internal and external customers; After a compilation and analysis of the information of the Department, it was determined that the area did not have a well defined structure in their processes, has several problems when it comes to the processing of requests for materials and services. For this thesis was applied a methodology of investigation in field and the failure of the current system could be known exactly, where was determined that, upon not existing a correct lifting of processes, cannot be defined each one of the responsibilities of the individuals that intervenes in the management of the department. Accordingly, it was to define and establish that the Department should go a management based on processes, and therefore is believed and document a procedure constituting the basis where each of those involved to define their activities in each process, forcing them to follow a logical sequence of activities to be performed, showing their responsibility and cooperation through the help of flow charts that determine and include maximum time needed for each activity contributing to each of those involved fulfill their responsibilities. To determine the efficiency of this model, the management system will allow the Procurement Department evaluated through indicators and similarly evaluate to different areas of support; and with the results obtained make changes or updates in the system according to the needs.